قسيمة التعبئة مقابل ملصق الشحن: 5 أخطاء شائعة يجب تجنبها

انظر حول أي مستودع مزدحم وسترى ذلك. شخص ما يسرع لإخراج الطلبيات، فيستولي على ما يبدو أنه الأوراق الصحيحة، ويضربها على صندوق، ثم ينطلق. إلا أنه في معظم الأحيان، يخلطون بين قسيمة التعبئة وملصق الشحن - أو الأسوأ من ذلك، يعتقدون أن كلا الورقتين تقومان بنفس الشيء.

ثق بي، لا يفعلون ذلك. وعندما تفسد هذا الأمر، ينتهي بك المطاف بالطرود في منشأة فرز بينما ينفجر العملاء في هاتفك متسائلين عن مكان أغراضهم.

لقد رأيت شركات تخسر آلاف الدولارات بسبب هذا الخلط البسيط. لدى خدمة البريد الأمريكية في الواقع إرشادات مفصلة لوثائق الشحن - التوثيق غير الصحيح يسبب مشاكل في الشحن أكثر مما تعتقد. عندما تدفع مئات الطلبات إلى الخارج كل يوم، فإن هذه الأخطاء "الصغيرة" تتراكم بسرعة.

إليك ما يتعلق بالخلط بين قسيمة التعبئة وملصق الشحن: كلا المستندين يسافران مع الطرد الخاص بك، ولكنهما يتحدثان إلى أشخاص مختلفين تماماً. قسيمة التعبئة الخاصة بك تجري محادثة مع عميلك. أما ملصق الشحن الخاص بك فيتحدث إلى كل عامل بريد وسائق توصيل يلمس هذا الصندوق. اخلط بين تلك المحادثات، ولن يحصل أي شخص على ما يحتاج إليه.

قسائم التعبئة: أفضل صديق للعميل

فكّر في قسيمة التعبئة على أنها إيصال عميلك - باستثناء أنها تنتقل داخل الصندوق مع أغراضه. تسميها ويكيبيديا قوائم التعبئة، ولكن لنكن صادقين، معظمنا يسميها قسائم التعبئة لأن هذا ما يطلق عليها دائماً هنا.

لدى لجنة التجارة الفيدرالية بعض القواعد المحددة جداً حول ما يحتاج العملاء إلى معرفته عن مشترياتهم. تساعدك قسائم التعبئة على البقاء على الجانب الصحيح من تلك القواعد دون الغرق في الأعمال الورقية.

ما الذي يحدث بالفعل في هذه الأشياء؟

أرقام الطلبات تبدو غير مفهومة لكنها منقذة عندما يحدث شيء ما. لا أستطيع أن أخبرك كم مرة اتصل بي عميل يسأل عن "ذلك الشيء الأزرق الذي طلبته الشهر الماضي" وكان رقم الطلب هو الطريقة الوحيدة لمعرفة ما الذي يتحدثون عنه.

أوصاف المنتج مهمة أكثر مما تعتقد. يعرف فريق المستودع الخاص بك ما يعنيه "SKU-BLU-001"، لكن عميلك لا يرى سوى أحرف وأرقام عشوائية. "تي شيرت قطني أزرق، مقاس كبير" يخبرهم بما حصلوا عليه بالفعل.

تبدو معلومات العميل واضحة، ولكن عندما تضيع الطرود في الثقب الأسود للشحن، تساعد هذه المعلومات الجميع على معرفة مكان الأشياء.

توفر تعليمات الإرجاع على فريق خدمة العملاء لديك الإجابة على نفس الأسئلة خمسين مرة في اليوم. كلما جعلت الإرجاع أسهل، كلما كان الجميع أكثر سعادة.

معظم الشركات التي أعمل معها - بما في ذلك أماكن مثل Bonito Pack التي تصمم صناديق مخصصة - تبني جيوبًا صغيرة في عبواتها لوضع قسائم التعبئة. مما يحميها من أن تُدفن تحت غلاف الفقاعات أو تسقط عندما يفتح العملاء طلباتهم.

عندما تكون قسائم التعبئة مهمة بالفعل

تتحول الطلبات متعددة العناصر إلى كوابيس لخدمة العملاء بدون قوائم مناسبة. لا أحد يريد أن يلعب لعبة "خمن ما الناقص" عندما يتوقع خمسة أشياء مختلفة.

الطلبات باهظة الثمن تحتاج إلى ذلك الأثر الورقي. عندما يقوم شخص ما بإنفاق $500 على شيء ما، فإنه يريد دليلاً على ما سيحصل عليه، وليس تجربة صندوق مفاجئ.

يتم فحص الطلبات الدولية من قبل موظفي الجمارك الذين يقرأون هذه الأشياء بالفعل. حاول أن تشرح ما يوجد في الطرد بدون وثائق - تنبيه مفسد: لن يسير الأمر على ما يرام.

صناديق الاشتراكات تعيش وتموت بهذه القوائم. يشعر العملاء بالارتباك بشأن التسليم الشهري الذي يبحثون عنه بدون قائمة واضحة.

ملصقات الشحن: نظام تحديد موقع الطرد الخاص بك

في حين أن قسائم التعبئة والتغليف تتحدث مع العملاء، فإن ملصقات الشحن تتعامل مع العمل الجاد لإيصال الصناديق إلى حيث يجب أن تذهب. تقوم ويكيبيديا بتفصيل كل الأمور التقنية، ولكن بشكل أساسي، هذه الملصقات هي نظام الملاحة الخاص بحزمتك.

لا تعبث وزارة النقل بمتطلبات ملصق الشحن. إذا أخطأت في هذه المتطلبات، سترتد طرودك أسرع من الشيكات بدون رصيد.

ما الذي يجب أن يكون هناك

تحتاج العناوين إلى تنسيق مثالي. قد يصلح "123 الشارع الرئيسي 123" للأشياء المحلية، ولكن "123 الشارع الرئيسي، الجناح أ، المبنى ب" يمنع التأخير عندما يحاول السائقون العثور على المباني التجارية المعقدة.

يتم مسح الرموز الشريطية للتتبع في كل محطة - مرافق الاستلام، ومرافق الفرز، وشاحنات التوصيل، وفي كل مكان. عندما لا يتم مسحها ضوئيًا بشكل صحيح، تختفي الطرود في طي النسيان عند الشحن.

توضح مستويات الخدمة للجميع مدى السرعة التي يجب أن يتحرك بها هذا الطرد. الشحن البري يوفر المال ولكنه يستغرق وقتاً. الشحن السريع يكلف أكثر ولكنه يصل إلى هناك غداً.

تؤثر معلومات الوزن والحجم على كل شيء من التسعير إلى الشاحنة التي ستركب عليها شحنتك. خمن بشكل خاطئ، وستتعرض لرسوم التصحيح التي ستأكل من هوامش أرباحك.

أمضى المعهد الوطني للمعايير والتكنولوجيا سنوات في توحيد تنسيقات الملصقات لأنه عندما لا تستطيع الماسحات الضوئية قراءة الملصقات، تتراكم الطرود في المستودعات بدلاً من تسليمها.

الفرق الحقيقي | قسيمة التعبئة مقابل ملصق الشحن

هذا هو السبب في أن الخلط بين قسيمة التعبئة وملصق الشحن يكلف أموالاً حقيقية. لكل مستند وظيفة محددة، ولا يمكن لأي منهما القيام بعمل الآخر.

خمسة أخطاء تكلف المال

الخطأ #1: معاملتهم مثل التوائم

يعتقد بعض عمال المستودعات أن هذه المستندات هي في الأساس نفس الشيء. خطوة خاطئة، وهي مكلفة. تُظهر أبحاث معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا في مجال الخدمات اللوجستية أن التوثيق السليم يحافظ على سلاسة سلاسل التوريد - إذا أخطأت في ذلك، فسيتعطل كل شيء.

قصة حقيقية: حاولت شركة إلكترونيات استخدام قسائم التعبئة كملصقات شحن لعمليات النقل بين المستودعات. لم يتمكن السائقون من مسح المستندات ضوئياً، وفاتت 200 طرد من الاستلام، وتكلف الشحن الطارئ $47,000.

الإصلاح ليس أمرًا معقدًا - فالورق الملون المختلف أو العلامات المرئية الكبيرة تعمل بشكل رائع. تقوم شركات مثل Bonito Pack ببناء ترميز الألوان في أنظمة التعبئة والتغليف الخاصة بها بحيث يصبح الخلط شبه مستحيل.

الخطأ #2: إدارة المعلومات الفوضوية

البيانات السيئة تفسد كل شيء تُظهر أبحاث سلسلة التوريد في ستانفورد أن التوثيق غير المتسق يسبب مشاكل لوجستية أكثر مما يدركه معظم الناس.

المشاكل الشائعة:

• قسائم التعبئة التي تدرج العناصر التي ليست موجودة بالفعل في الصندوق
• ملصقات الشحن ذات العناوين القديمة
• أرقام الشقق المفقودة التي تجعل السائقين في حيرة من أمرهم
• أوصاف المنتجات التي كانت منطقية قبل أشهر ولكنها تربك العملاء الآن

تقوم الشركات الذكية بسحب المعلومات من مصدر واحد لكلا المستندين. يوفر الوقت ويمنع تعارض اليد اليسرى مع اليد اليمنى.

الخطأ #3: الأنظمة المنفصلة

تقوم الكثير من الشركات بإنشاء قسائم التعبئة في نظام واحد وملصقات الشحن في نظام آخر. يخلق فوضى حيث لا يعرف أحد ما يفعله أي شخص آخر. تثبت أبحاث العمليات في هارفارد أن الأنظمة المتكاملة تعمل بشكل أفضل بكثير من الأنظمة المنفصلة.

نهج أفضل: الأنظمة المتصلة حيث يؤدي إنشاء قسيمة التعبئة تلقائيًا إلى إنشاء ملصق الشحن المطابق. يمنع المواقف التي تختلف فيها المستندات حول الحقائق الأساسية مثل أسماء العملاء أو أوصاف المنتج.

الخطأ #4: تخطي الفحوصات المزدوجة

التسرع في الوفاء بالمواعيد النهائية يعني عادةً تخطي التحقق. لكن تدارك الأخطاء قبل مغادرة الطرود يكلف أقل بكثير من إصلاح المشاكل بعد فشل عمليات التسليم. أبحاث سلسلة التوريد في جورجيا للتكنولوجيا تُظهر نقاط فحص مراقبة الجودة خفض أخطاء الشحن بنسبة 70%.

التحقق الأساسي:

• مسح العناصر التي تدخل في الصناديق
• مطابقة محتويات قسيمة التعبئة مع المنتجات الفعلية
• التحقق من تطابق العناوين مع سجلات العملاء
• تدريب الموظفين لاكتشاف المشاكل قبل أن تتحول إلى شكاوى من العملاء

الخطأ #5T5: التذبذب في الحركة

تخلق العمليات غير المتسقة كوارث. عندما يستخدم أشخاص مختلفون أساليب مختلفة اعتمادًا على مدى انشغالهم، تتضاعف الأخطاء. تؤكد إدارة السلامة والصحة المهنية على أن الإجراءات الموحدة تقلل من الأخطاء وتحسن السلامة في مكان العمل.

المعايير الأساسية:

• نفس القوالب في كل مكان
• يتم وضع المعلومات في نفس المواضع في كل مرة
• تحديثات منتظمة عند قيام شركات النقل بتغيير المتطلبات
• إجراءات خطوة بخطوة التي تعمل خلال فترات الذروة

التكنولوجيا التي تساعد بالفعل

المشاكل الحديثة تحتاج إلى حلول حديثة. فنظم إدارة المستودعات التي تربط بين المخزون ووثائق الشحن تخلق مصدرًا واحدًا للحقيقة فيما يتعلق بمعلومات قسيمة التعبئة مقابل معلومات بطاقة الشحن. وتشير تقارير وزارة التجارة إلى أن الشركات التي تستخدم النظم المتكاملة تشهد تحسينات كبيرة في الكفاءة.

تقضي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على صوامع المعلومات من خلال ربط المخزون والطلبات والشحن. ويستخدم التحقق الآلي المسح الضوئي للرموز الشريطية وتتبع الترددات اللاسلكية لتأكيد تطابق محتويات الطرود مع الوثائق. حتى أن بعض الأنظمة المتقدمة تقوم بوزن الطرود لاكتشاف أخطاء الكمية.

كيف تعمل حزمة Bonito Pack على إصلاح هذه المشاكل

يصبح فهم متطلبات قسيمة التعبئة مقابل متطلبات ملصق الشحن أسهل مع شريك التغليف المناسب. بونيتو باك يحل مشاكل التوثيق بدلاً من مجرد البيع صناديق من الورق المقوى.

تخزين المستندات المدمج يحافظ على أمان قسائم التعبئة وإمكانية العثور عليها. تضمن الأسطح الملائمة للملصقات التصاق ملصقات الشحن بشكل صحيح ومسحها ضوئيًا بوضوح. يحدد تحليل العمليات مكان حدوث الأخطاء بالفعل وسبب استمرار حدوثها. في بعض الأحيان تكون الإصلاحات عبارة عن تدريب بسيط، وفي أحيان أخرى تتطلب إعادة التفكير في سير العمل بالكامل.

خلاصة القول

إن فهم الاختلافات بين قسيمة التعبئة وملصق الشحن يحافظ على سير عمليات الشحن بسلاسة. تخدم هاتان الوثيقتان أغراضاً مختلفة ولا يمكن أن تحل إحداهما محل الأخرى. تؤكد أبحاث معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا سلون أن الشركات التي لديها عمليات توثيق واضحة تحقق رضا العملاء وتخفض التكاليف.

إن تجنب هذه الأخطاء الخمسة وتنفيذ الإجراءات السليمة يقلل من أخطاء الشحن، ويحسن من رضا العملاء، ويوفر المال على التصحيحات. إن الاستثمار في حلول التعبئة والتغليف عالية الجودة مثل عروض بونيتو باك والتدريب المناسب يؤتي ثماره في تقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة.

الهدف هو إنشاء أنظمة يصبح فيها الخلط بين قسيمة التعبئة وملصق الشحن شبه مستحيل، حتى خلال الفترات المزدحمة. التخطيط السليم والأدوات الصحيحة يصنعان الفرق بين العمليات السلسة والأخطاء المكلفة.

الأسئلة الشائعة