荷造り伝票と配送ラベル：避けるべき5つの一般的な間違い

混雑した倉庫を見渡せばわかる。誰かが急いで注文を取り出そうとして、正しい書類と思われるものを手に取り、箱に叩きつけて去っていく。しかし、ほとんどの場合、荷造り伝票と出荷ラベルを間違えている。

信じてほしい。そして、あなたがこれを台無しにすると、荷物はどこかの仕分け施設に置かれることになり、その間に顧客はあなたの電話に自分の荷物はどこにあるのかと問い合わせることになる。

私は、この単純なミスで数千ドルの損失を被った企業を見てきました。米国郵政公社（U.S. Postal Service）には、発送書類に関する詳細なガイドラインがあります。毎日何百件もの注文を発送していると、このような「小さな」ミスがあっという間に積み重なってしまうのです。

荷造り伝票と配送ラベルが混同されがちなのは、どちらの書類も荷物と一緒に配送されるからです。荷造り伝票は顧客と会話しています。出荷ラベルは、その箱に触れるすべての郵便局員や配達ドライバーと会話しています。これらの会話が混ざってしまうと、誰も必要なものを手に入れることができません。

荷造り伝票：お客様の強い味方

荷造り伝票は顧客の領収書と同じで、荷物と一緒に箱の中に入っていると考えてください。ウィキペディアではパッキング・リストと呼ばれているが、正直なところ、ほとんどの人はパッキング・スリップと呼んでいる。

米連邦取引委員会（FTC）には、顧客が購入品について知っておくべきことについて、かなり具体的な規則がある。荷造り伝票は、事務処理に溺れることなく、これらの規則を正しく守るのに役立ちます。

実際に何が行われているのか？

注文番号はちんぷんかんぷんに見えるが、何か問題が起きたときの救世主だ。先月注文した青いもの」について、顧客から何度問い合わせの電話があったことか。

商品説明は思っている以上に重要です。倉庫チームは「SKU-BLU-001」が何を意味するか知っていますが、顧客はランダムな文字と数字しか見ていません。「ブルーコットンTシャツ、Lサイズ」なら、顧客が実際に何を手に入れたかがわかります。

顧客情報は当たり前のことのように思えるが、荷物が配送のブラックホールに紛れ込んでしまった場合、この情報は荷物がどこにあるのかを把握するのに役立つ。

返品指示は、カスタマーサービス・チームが1日に50回も同じ質問に答える手間を省きます。返品が簡単であればあるほど、誰もがハッピーになります。

ボニート・パックのようなオーダーメイドの箱をデザインする会社を含め、私が仕事をするほとんどの会社は、梱包用の伝票を入れる小さなポケットをパッケージに組み込んでいる。これにより、プチプチに埋もれたり、顧客が注文を開けたときに落ちたりするのを防ぐことができます。

荷造り伝票が実際に重要な場合

適切なリストがなければ、多品目の注文は顧客サービスの悪夢と化す。誰も、5つの異なる商品を期待しているときに、「何が足りないか当てる」遊びをしたくはない。

高価な注文には紙の証跡が必要だ。誰かが何かに$500を投じるとき、彼らはサプライズボックス体験ではなく、彼らが得ているものの証拠を求めている。

国際的な注文は、実際にこれを読む税関職員によって検査される。書類なしで荷物の中身を説明しようとすると、ネタバレ注意：うまくいきません。

サブスクリプション・ボックスは、この伝票によって生かされている。顧客は、明確なリストがないと、毎月どの商品が届くのかわからなくなる。

配送ラベル荷物のGPS

荷造り伝票が顧客とおしゃべりしている間、出荷ラベルは箱を必要な場所に運ぶという重大な仕事を処理する。ウィキペディアには専門的なことが書かれているが、基本的には、このラベルは荷物のナビゲーション・システムである。

運輸省は、配送ラベルの要件についてごちゃごちゃ言うことはありません。これを間違えると、不良小切手よりも早く荷物が跳ね返ってきます。

何が載っていなければならないか

住所には完璧な書式が必要だ。"123 Main St "はローカルなものには使えるかもしれないが、"123 Main Street, Suite A, Building B "では、ドライバーが複雑な商業ビルを探そうとしているときに遅延を防ぐことができない。

追跡用バーコードは、集荷、仕分け施設、配送トラックなど、あらゆる場所でスキャンされる。これらのバーコードが正しくスキャンされないと、荷物は出荷の宙に浮いてしまう。

サービスレベルは、この荷物がどれくらいの速さで移動する必要があるかを皆に伝える。地上輸送はお金を節約できるが、時間がかかる。速達便はコストがかかるが、明日届く。

重量とサイズの情報は、価格設定から荷物がどのトラックに載るかに至るまで、すべてに影響します。間違った推測をすれば、マージンを食いつぶしてしまう修正料を請求されることになる。

スキャナーがラベルを読み取れないと、荷物は配達されずに倉庫に山積みになるからだ。

梱包明細書と配送ラベルの本当の違い

このため、荷造り伝票と出荷ラベルの取り違えは実費を要する。それぞれの書類には特定の仕事があり、どちらももう一方の仕事をすることはできません。

お金を費やす5つの間違い

間違い#1：双子のように扱う

倉庫作業員の中には、これらの書類が基本的に同じものだと考えている者もいる。間違えば高くつくMITのロジスティクス研究によれば、適切な文書化によってサプライチェーンは円滑に運営されている。

実際の話電子機器メーカーが倉庫間の移動に荷造り伝票を出荷ラベルとして使おうとした。ドライバーが書類をスキャンできず、200個の荷物が集荷に間に合わず、緊急輸送に$47,000円の費用がかかった。

色違いの紙や大きなビジュアルマーカーが効果的だ。ボニート・パックのような会社は、色分けをパッケージング・システムに組み込んでいるので、取り違えはほとんど起こらない。

間違い#2：雑な情報管理

悪いデータがすべてを台無しにするスタンフォード大学のサプライチェーン研究によると、一貫性のない文書化は、多くの人が思っている以上にロジスティクスの問題を引き起こしている。

よくある問題：

• 箱の中に入っていないものが記載された荷造り伝票
• 古い住所の配送ラベル
• ドライバーを混乱させるアパート番号の欠番
• 数カ月前には意味のあった商品説明が、今では顧客を混乱させている。

賢明な企業は、両方の文書について1つのソースから情報を引き出す。時間を節約し、左手と右手の矛盾を防ぐ。

間違い#3切断されたシステム

多くの企業が、あるシステムで荷造り伝票を作成し、別のシステムで出荷ラベルを作成している。誰も他の誰かが何をしているのか知らないカオスを生み出す。ハーバード大学のオペレーションズ・リサーチでは、統合されたシステムの方が、切り離されたシステムよりもはるかにうまく機能することを証明している。

より良いアプローチ：荷造り伝票を作成すると、それに対応する出荷ラベルが自動的に生成される連結システム。顧客名や商品説明のような基本的な事実について文書が一致しない状況を防ぐ。

間違い#4：ダブルチェックの省略

納期に間に合わせようと急ぐと、通常は検証を省略することになる。しかし、荷物が出荷される前にミスを発見することは、配送に失敗してから問題を修正するよりもはるかにコストがかからない。 ジョージア工科大学のサプライチェーン研究 は、品質管理のチェックポイントを示すことで、出荷ミスを70%削減した。

基本的な検証：

• 箱に入る商品をスキャンする
• 梱包明細書の内容と実際の商品を一致させる
• 住所が顧客の記録と一致していることを確認する
• 顧客からの苦情になる前に問題を発見できるよう、スタッフを訓練する

間違い#5：ウィング・イット

一貫性のないプロセスは災害を生む。忙しさによって異なる人が異なる方法を使えば、ミスは倍増する。OSHAは、標準化された手順がミスを減らし、職場の安全性を向上させることを強調している。

必須基準：

• どこでも同じテンプレート
• 情報はいつも同じ場所にある
• キャリアの要件変更に伴う定期的な更新
• ラッシュ時に有効なステップ・バイ・ステップの手順

実際に役立つ技術

現代的な問題には現代的なソリューションが必要です。在庫と出荷書類をつなぐ倉庫管理システムは、荷造り伝票と出荷ラベルの情報を一元管理します。商務省の報告によると、統合されたシステムを使用している企業では、大幅な効率改善が見られるという。

エンタープライズ・リソース・プランニング・システムは、在庫、注文、出荷をつなぐことで、情報のサイロ化を解消します。自動検証では、バーコードスキャンとRFIDトラッキングを使用して、パッケージの内容が文書と一致していることを確認します。先進的なシステムの中には、数量のエラーをキャッチするためにパッケージの重量を測定するものもあります。

カツオパックがこれらの問題を解決する方法

適切なパッケージング・パートナーを利用することで、パッキング・スリップと出荷ラベルの要件を理解することが容易になります。Bonito Packは、単に販売するだけでなく、ドキュメンテーションの頭痛の種を解決します。 段ボール箱.

内蔵の書類保管庫が、荷造り伝票を安全かつ見つけやすく保ちます。ラベルに適した表面により、出荷ラベルが適切に貼り付けられ、鮮明にスキャンされます。プロセス分析により、実際にどこでエラーが発生しているのか、なぜエラーが発生し続けるのかを特定します。簡単なトレーニングで修正できる場合もあれば、ワークフロー全体を見直す必要がある場合もあります。

結論

梱包明細書と出荷ラベルの違いを理解することで、出荷業務をスムーズに行うことができます。これらの書類にはそれぞれ異なる目的があり、互いに置き換えることはできません。MIT Sloanの調査によると、明確な文書化プロセスを持つ企業は、顧客満足度が高く、コストが低いことが確認されています。

これらの5つの間違いを避け、適切な手順を実施することで、出荷ミスを減らし、顧客満足度を向上させ、修正費用を節約することができます。Bonito Packが提供するような高品質のパッケージング・ソリューションと適切なトレーニングに投資することで、ミスの削減と効率の向上という配当を得ることができます。

目標は、繁忙期であっても、荷造り伝票と出荷ラベルを混同することがほぼ不可能になるようなシステムを構築することです。適切なプランニングと適切なツールが、スムーズなオペレーションとコストのかかるミスの違いを生み出します。

よくある質問