Упаковочный лист и транспортная наклейка: 5 распространенных ошибок, которых следует избегать

Оглянитесь на любой переполненный склад, и вы увидите это. Кто-то торопится разнести заказы, хватает то, что кажется правильной бумагой, швыряет ее на коробку, и дело пошло. Вот только в половине случаев они путают упаковочный лист с транспортной этикеткой - или, что еще хуже, думают, что обе бумажки делают одно и то же.

Поверьте мне, это не так. А когда вы все испортите, посылки окажутся в каком-нибудь сортировочном центре, а клиенты будут звонить вам по телефону и спрашивать, где их вещи.

Я видел, как компании теряли тысячи долларов из-за этой простой путаницы. У Почтовой службы США есть подробные инструкции по оформлению отгрузочной документации - неправильная документация вызывает больше головной боли при отправке, чем вы думаете. Когда вы ежедневно отправляете сотни заказов, эти "мелкие" ошибки быстро накапливаются.

Вот в чем суть путаницы между упаковочным листом и транспортной наклейкой: оба документа путешествуют вместе с вашей посылкой, но разговаривают они с совершенно разными людьми. Ваш упаковочный лист разговаривает с вашим покупателем. Ваша транспортная наклейка разговаривает с каждым почтовым работником и водителем, который прикасается к этой коробке. Смешайте эти разговоры, и никто не получит того, что ему нужно.

Упаковочные листы: Лучший друг покупателя

Считайте, что упаковочный лист - это чек вашего клиента, только он находится внутри коробки с его вещами. Википедия называет их упаковочными листами, но давайте будем честными, большинство из нас называют их просто упаковочными листами, потому что так их всегда называли здесь.

Федеральная торговая комиссия США установила довольно четкие правила относительно того, что покупатели должны знать о своих покупках. Упаковочные листы помогут вам не запутаться в этих правилах и не утонуть в бумажной волоките.

Что на самом деле происходит?

Номера заказов выглядят как тарабарщина, но они спасают, когда что-то идет не так. Не могу сказать, сколько раз звонил клиент и спрашивал о "той синей штуке, которую я заказывал в прошлом месяце", и номер заказа был единственным способом понять, о чем идет речь.

Описания товаров имеют большее значение, чем вы думаете. Сотрудники вашего склада знают, что означает "SKU-BLU-001", но ваш покупатель видит лишь случайные буквы и цифры. "Синяя хлопковая футболка, большой размер" говорит им о том, что они на самом деле получили.

Информация о клиенте кажется очевидной, но когда посылки теряются в "черной дыре" доставки, эта информация помогает всем понять, где чьи вещи находятся.

Инструкции по возврату избавят вашу службу поддержки от необходимости отвечать на одни и те же вопросы по пятьдесят раз в день. Чем проще вы делаете возврат, тем счастливее все остаются.

Большинство компаний, с которыми я работаю, включая такие, как Bonito Pack, которые разрабатывают коробки на заказ, встраивают маленькие кармашки прямо в упаковку для упаковочных листов. Это позволяет им не оказаться под пузырчатой пленкой и не выпасть при открытии заказа.

Когда упаковочные листы действительно имеют значение

Заказы из нескольких позиций превращаются в кошмар обслуживания клиентов без соответствующих списков. Никто не хочет играть в "угадай, чего не хватает", когда ожидает пять разных вещей.

Дорогим заказам нужен бумажный след. Когда кто-то тратит $500 на что-то, он хочет получить доказательство того, что он получает, а не сюрприз в коробке.

Международные заказы проверяют таможенные агенты, которые действительно читают эти материалы. Попробуйте объяснить, что находится в посылке без документации - предупреждение о спойлере: ничего хорошего из этого не выйдет.

Коробки подписки живут и умирают благодаря таким табличкам. Без четкого перечня покупатели путаются в том, какую ежемесячную поставку они хотят получить.

Транспортные этикетки: GPS для вашей посылки

Пока упаковочные листы болтают с покупателями, транспортные этикетки занимаются серьезным делом - доставляют коробки туда, куда нужно. Википедия описывает все технические моменты, но по сути эти этикетки - это навигационная система вашей посылки.

Департамент транспорта не шутит с требованиями к транспортным этикеткам. Ошибитесь, и ваши посылки вернутся быстрее, чем испорченный чек.

Что там должно быть

Адреса нуждаются в идеальном форматировании. "123 Main St" может подойти для местных, но "123 Main Street, Suite A, Building B" предотвращает задержки, когда водители пытаются найти сложные коммерческие здания.

Штрих-коды отслеживания сканируются на каждой остановке - в пунктах приема, сортировочных пунктах, грузовиках доставки, везде. Когда они сканируются неправильно, посылки исчезают в безвестности.

Уровни обслуживания говорят о том, как быстро нужно доставить посылку. Наземная доставка экономит деньги, но требует времени. Экспресс-доставка стоит дороже, но доставляется завтра.

Информация о весе и размерах влияет на все - от цен до того, на каком грузовике поедет ваша посылка. Ошибетесь - и вам придется платить за корректировку, которая съест всю вашу прибыль.

Национальный институт стандартов и технологий потратил годы на стандартизацию форматов этикеток, потому что, когда сканеры не могут прочитать этикетки, упаковки скапливаются на складах, а не доставляются.

Реальная разница между упаковочным листом и транспортной этикеткой

Именно поэтому путаница между упаковочным листом и транспортной наклейкой стоит реальных денег. У каждого документа своя задача, и ни один из них не может выполнять работу другого.

Пять ошибок, которые стоят денег

Ошибка #1: Относитесь к ним как к близнецам

Некоторые работники склада считают, что эти документы - одно и то же. Неправильный ход - и это дорого. Исследования MIT в области логистики показывают, что правильная документация обеспечивает бесперебойную работу цепочек поставок - испортите ее, и все сломается.

Реальная история: Компания по производству электроники пыталась использовать упаковочные листы в качестве отгрузочных этикеток при перемещении грузов между складами. Водители не смогли отсканировать документы, 200 упаковок не были получены, стоимость аварийной доставки составила $47 000.

Исправить это несложно - отлично подойдут разноцветная бумага или большие визуальные маркеры. Такие компании, как Bonito Pack, встраивают цветовое кодирование прямо в свои упаковочные системы, так что перепутать их становится практически невозможно.

Ошибка #2: беспорядочное управление информацией

Плохие данные портят все. Исследование цепочек поставок, проведенное в Стэнфорде, показало, что непоследовательная документация вызывает больше проблем в логистике, чем многие думают.

Общие проблемы:

• Упаковочные листы, в которых перечислены предметы, которых на самом деле нет в коробке
• Этикетки с устаревшими адресами
• Отсутствующие номера квартир, которые ставят водителей в тупик
• Описания продуктов, которые имели смысл несколько месяцев назад, но теперь путают покупателей

Умные компании берут информацию из одного источника для обоих документов. Это экономит время и не позволяет левой руке противоречить правой.

Ошибка #3: Отключенные системы

Многие компании создают упаковочные листы в одной системе, а транспортные этикетки - в другой. Это приводит к хаосу, когда никто не знает, что делает другой. Гарвардские исследования операций доказывают, что интегрированные системы работают гораздо лучше, чем разрозненные.

Лучший подход: Взаимосвязанные системы, в которых при создании упаковочного листа автоматически генерируется соответствующая транспортная этикетка. Предотвращает ситуации, когда документы не согласуются с основными фактами, такими как имена клиентов или описания товаров.

Ошибка #4: Пропуск двойных проверок

Торопливое соблюдение сроков обычно означает пропуск проверки. Но выявление ошибок до отправки посылок обходится гораздо дешевле, чем устранение проблем после неудачной доставки. Исследование цепочек поставок в Технологическом институте Джорджии Контроль качества позволяет сократить количество ошибок при отгрузке на 70%.

Базовая проверка:

• Сканируйте предметы, укладываемые в коробки
• Сопоставьте содержимое упаковочного листа с фактическими продуктами
• Проверьте соответствие адресов записям клиентов
• Обучите персонал выявлять проблемы до того, как они превратятся в жалобы клиентов

Ошибка #5: "Выигрыш

Несогласованные процессы приводят к катастрофам. Когда разные люди используют разные методы в зависимости от того, насколько они заняты, ошибки множатся. OSHA подчеркивает, что стандартизированные процедуры уменьшают количество ошибок и повышают безопасность на рабочем месте.

Обязательные стандарты:

• Одинаковые шаблоны везде
• Информация каждый раз попадает в одни и те же места
• Регулярные обновления при изменении требований перевозчиков
• Пошаговые процедуры, которые работают в периоды пик

Технологии, которые действительно помогают

Современные проблемы требуют современных решений. Системы управления складом, объединяющие инвентаризацию с отгрузочной документацией, создают единый источник истины для информации об упаковочных листах и отгрузочных этикетках. По данным Министерства торговли, предприятия, использующие интегрированные системы, значительно повышают свою эффективность.

Системы планирования ресурсов предприятия устраняют информационные разрозненности, связывая инвентаризацию, заказы и доставку. Автоматизированная проверка с помощью сканирования штрих-кодов и отслеживания радиометок подтверждает соответствие содержимого упаковки документации. Некоторые современные системы даже взвешивают упаковки, чтобы выявить ошибки в количестве.

Как Bonito Pack решает эти проблемы

Понимание требований к упаковочному листу и транспортной этикетке становится проще с правильным партнером по упаковке. Bonito Pack решает проблемы с документацией, а не просто продает картонные коробки.

Встроенное хранилище для документов обеспечивает сохранность и удобство поиска упаковочных листов. Удобные для наклеивания поверхности обеспечивают правильное наклеивание и четкое сканирование транспортных этикеток. Анализ процессов позволяет определить, где и почему происходят ошибки. Иногда для исправления ошибок достаточно простого обучения, а иногда требуется переосмысление всего рабочего процесса.

Нижняя линия

Понимание различий между упаковочным листом и транспортной наклейкой позволяет обеспечить бесперебойную работу службы доставки. Эти документы служат разным целям и не могут заменить друг друга. Исследование MIT Sloan подтверждает, что компании с четкими процессами документирования добиваются более высокой удовлетворенности клиентов и снижения затрат.

Избежание этих пяти ошибок и внедрение надлежащих процедур сокращает количество ошибок при отгрузке, повышает удовлетворенность клиентов и экономит деньги на исправлениях. Инвестиции в качественные упаковочные решения, такие как предлагает Bonito Pack, и надлежащее обучение приносят дивиденды в виде сокращения количества ошибок и повышения эффективности.

Цель - создание систем, в которых путаница между упаковочным листом и транспортной наклейкой становится практически невозможной даже в периоды большой загруженности. Грамотное планирование и правильные инструменты делают разницу между бесперебойной работой и дорогостоящими ошибками.

Вопросы и ответы