Etiqueta de embalagem vs. etiqueta de remessa: 5 erros comuns a serem evitados

Olhe ao redor de qualquer armazém lotado e você verá isso. Alguém está correndo para receber os pedidos, pega o que parece ser o documento correto, coloca-o em uma caixa e pronto. Exceto que, na metade das vezes, a pessoa confundiu uma guia de remessa com uma etiqueta de envio ou, pior ainda, acha que os dois papéis fazem a mesma coisa.

Confie em mim, eles não fazem isso. E quando você faz isso de forma errada, os pacotes acabam parados em alguma instalação de triagem enquanto os clientes explodem seu telefone perguntando onde estão as coisas deles.

Já vi empresas perderem milhares de dólares por causa dessa simples confusão. Na verdade, o U.S. Postal Service tem diretrizes detalhadas para a documentação de remessa - a documentação inadequada causa mais problemas de remessa do que você imagina. Quando você está enviando centenas de pedidos todos os dias, esses "pequenos" erros se acumulam rapidamente.

A confusão entre a guia de remessa e a etiqueta de envio é a seguinte: ambos os documentos viajam com o seu pacote, mas estão falando com pessoas completamente diferentes. Sua guia de remessa está conversando com seu cliente. Sua etiqueta de remessa está falando com todos os funcionários dos correios e motoristas de entrega que tocam na caixa. Misture essas conversas e ninguém receberá o que precisa.

Fichas de embalagem: O melhor amigo do cliente

Pense em uma guia de remessa como o recibo de seu cliente - exceto pelo fato de que ela viaja dentro da caixa com as coisas dele. A Wikipédia as chama de listas de embalagem, mas sejamos honestos, a maioria de nós as chama de guias de embalagem porque é assim que elas sempre foram chamadas por aqui.

A Federal Trade Commission tem algumas regras bastante específicas sobre o que os clientes precisam saber sobre suas compras. As guias de remessa ajudam você a cumprir essas regras sem se afogar em papelada.

O que realmente acontece nessas coisas?

Os números de pedidos parecem sem sentido, mas salvam a vida quando algo dá errado. Não sei dizer quantas vezes um cliente ligou perguntando sobre "aquela coisa azul que eu pedi no mês passado" e o número do pedido foi a única maneira de descobrir do que ele estava falando.

As descrições de produtos são mais importantes do que você pensa. Sua equipe de armazém sabe o que significa "SKU-BLU-001", mas seu cliente só vê letras e números aleatórios. "Blue Cotton T-Shirt, Size Large" (Camiseta de algodão azul, tamanho grande) informa o que ele realmente recebeu.

As informações sobre o cliente parecem óbvias, mas quando os pacotes se perdem no buraco negro da remessa, essas informações ajudam todos a descobrir onde as coisas estão.

As instruções de devolução evitam que sua equipe de atendimento ao cliente responda às mesmas perguntas cinquenta vezes por dia. Quanto mais fácil você facilitar as devoluções, mais felizes todos ficarão.

A maioria das empresas com as quais trabalho, incluindo empresas como a Bonito Pack, que projetam caixas personalizadas, constrói pequenos bolsos em suas embalagens para os recibos de embalagem. Isso evita que eles fiquem enterrados sob o plástico-bolha ou caiam quando os clientes abrem seus pedidos.

Quando os comprovantes de embalagem são realmente importantes

Os pedidos de vários itens se transformam em pesadelos para o atendimento ao cliente sem listas adequadas. Ninguém quer brincar de "adivinhe o que está faltando" quando está esperando cinco coisas diferentes.

Pedidos caros precisam desse rastro de papel. Quando alguém paga $500 em algo, quer uma prova do que está recebendo, não uma experiência surpreendente na caixa.

Os pedidos internacionais são inspecionados por agentes alfandegários que realmente leem esse material. Tente explicar o que há em um pacote sem documentação - alerta de spoiler: não vai dar certo.

As caixas de assinatura vivem e morrem por esses deslizes. Sem uma lista clara, os clientes ficam confusos sobre qual entrega mensal estão recebendo.

Etiquetas de remessa: O GPS de seu pacote

Enquanto os comprovantes de embalagem conversam com os clientes, as etiquetas de remessa lidam com a tarefa séria de levar as caixas para onde elas precisam ir. A Wikipedia detalha todos os aspectos técnicos, mas, basicamente, essas etiquetas são o sistema de navegação do seu pacote.

O Departamento de Transportes não brinca com os requisitos das etiquetas de remessa. Se você errar, seus pacotes serão devolvidos mais rápido do que um cheque sem fundos.

O que deve constar no documento

Os endereços precisam de uma formatação perfeita. "123 Main St" pode funcionar para coisas locais, mas "123 Main Street, Suite A, Building B" evita atrasos quando os motoristas estão tentando encontrar edifícios comerciais complexos.

Os códigos de barras de rastreamento são escaneados em cada parada - coleta, instalações de classificação, caminhões de entrega, em todos os lugares. Quando eles não são escaneados corretamente, os pacotes desaparecem no limbo da remessa.

Os níveis de serviço informam a todos a rapidez com que esse pacote precisa ser transportado. O transporte terrestre economiza dinheiro, mas leva tempo. O expresso custa mais, mas chega lá amanhã.

As informações de peso e tamanho afetam tudo, desde o preço até o caminhão em que o pacote será transportado. Se errar, você será atingido por taxas de correção que reduzirão suas margens de lucro.

O National Institute of Standards and Technology (Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia) passou anos padronizando formatos de etiquetas porque, quando os scanners não conseguem ler as etiquetas, os pacotes se acumulam nos armazéns em vez de serem entregues.

A diferença real entre a guia de remessa e a etiqueta de envio

É por isso que as confusões entre a guia de remessa e a etiqueta de envio custam muito dinheiro. Cada documento tem uma função específica, e nenhum deles pode fazer o trabalho do outro.

Cinco erros que custam dinheiro

Erro #1: Tratá-los como gêmeos

Alguns funcionários do depósito acham que esses documentos são basicamente a mesma coisa. O movimento errado é caro. A pesquisa de logística do MIT mostra que a documentação adequada mantém as cadeias de suprimentos funcionando sem problemas.

História real: Uma empresa de eletrônicos tentou usar recibos de embalagem como etiquetas de remessa para transferências entre armazéns. Os motoristas não conseguiam escanear os documentos, 200 pacotes não foram retirados e o custo da remessa de emergência foi de $47.000.

A correção não é complicada - papel de cores diferentes ou marcadores visuais grandes funcionam muito bem. Empresas como a Bonito Pack incorporam o código de cores diretamente em seus sistemas de embalagem para que seja quase impossível confundir as coisas.

Erro #2: gerenciamento de informações desorganizado

Dados ruins estragam tudo. A pesquisa da cadeia de suprimentos de Stanford mostra que a documentação inconsistente causa mais problemas de logística do que a maioria das pessoas imagina.

Problemas comuns:

• Folhas de embalagem listando itens que não estão de fato na caixa
• Etiquetas de remessa com endereços desatualizados
• Números de apartamentos ausentes que deixam os motoristas confusos
• Descrições de produtos que faziam sentido meses atrás, mas que agora confundem os clientes

Empresas inteligentes obtêm informações de uma única fonte para ambos os documentos. Isso economiza tempo e evita que a mão esquerda contradiga a mão direita.

Erro #3: Sistemas desconectados

Muitas empresas criam guias de remessa em um sistema e etiquetas de envio em outro. Isso cria um caos em que ninguém sabe o que os outros estão fazendo. A pesquisa operacional de Harvard prova que os sistemas integrados funcionam muito melhor do que os desconectados.

Melhor abordagem: Sistemas conectados em que a criação de uma guia de remessa gera automaticamente a etiqueta de remessa correspondente. Evita situações em que os documentos discordam sobre fatos básicos, como nomes de clientes ou descrições de produtos.

Erro #4: Ignorar as verificações duplas

A pressa em cumprir os prazos geralmente significa ignorar a verificação. Mas detectar erros antes que os pacotes saiam custa muito menos do que consertar problemas depois de entregas fracassadas. Pesquisa da cadeia de suprimentos da Georgia Tech mostra pontos de verificação de controle de qualidade que reduzem os erros de remessa em 70%.

Verificação básica:

• Escanear os itens que vão para as caixas
• Corresponder o conteúdo da guia de remessa aos produtos reais
• Verificar se os endereços correspondem aos registros do cliente
• Treinar a equipe para detectar problemas antes que eles se tornem reclamações dos clientes

Erro #5: Improvisar

Processos inconsistentes geram desastres. Quando pessoas diferentes usam métodos diferentes, dependendo de quão ocupadas estão, os erros se multiplicam. A OSHA enfatiza que os procedimentos padronizados reduzem os erros e aumentam a segurança no local de trabalho.

Padrões essenciais:

• Os mesmos modelos em todos os lugares
• As informações sempre vão para os mesmos locais
• Atualizações regulares quando as operadoras mudam os requisitos
• Procedimentos passo a passo que funcionam em períodos de pico

Tecnologia que realmente ajuda

Problemas modernos precisam de soluções modernas. Os sistemas de gerenciamento de armazém que conectam o inventário com a documentação de remessa criam fontes únicas de informações verdadeiras para as informações da guia de remessa e da etiqueta de remessa. O Departamento de Comércio informa que as empresas que usam sistemas integrados observam grandes melhorias de eficiência.

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais eliminam os silos de informações ao conectar estoque, pedidos e remessa. A verificação automatizada usa leitura de código de barras e rastreamento por RFID para confirmar que o conteúdo do pacote corresponde à documentação. Alguns sistemas avançados até pesam os pacotes para detectar erros de quantidade.

Como o Bonito Pack corrige esses problemas

Entender os requisitos da guia de remessa e da etiqueta de envio fica mais fácil com o parceiro de embalagem certo. A Bonito Pack resolve os problemas de documentação em vez de apenas vender caixas de papelão.

O armazenamento de documentos embutido mantém as guias de remessa seguras e localizáveis. Superfícies amigáveis para etiquetas garantem que as etiquetas de remessa sejam coladas corretamente e digitalizadas com clareza. A análise de processos identifica onde os erros realmente acontecem e por que eles continuam acontecendo. Às vezes, as correções são simples treinamentos, outras vezes exigem a reformulação de fluxos de trabalho inteiros.

Linha de fundo

Entender as diferenças entre a guia de remessa e a etiqueta de remessa mantém as operações de remessa funcionando sem problemas. Esses documentos têm finalidades diferentes e não podem substituir um ao outro. A pesquisa do MIT Sloan confirma que as empresas com processos de documentação claros alcançam maior satisfação do cliente e custos mais baixos.

Evitar esses cinco erros e implementar procedimentos adequados reduz os erros de remessa, melhora a satisfação do cliente e economiza dinheiro em correções. Investir em soluções de embalagem de qualidade, como as oferecidas pela Bonito Pack, e em treinamento adequado gera dividendos em termos de redução de erros e maior eficiência.

O objetivo é criar sistemas em que a confusão entre a guia de remessa e a etiqueta de envio se torne praticamente impossível, mesmo em períodos de grande movimento. O planejamento adequado e as ferramentas certas fazem a diferença entre operações tranquilas e erros dispendiosos.

Perguntas frequentes