Bordereau d'expédition ou étiquette d'expédition : 5 erreurs courantes à éviter

Regardez dans n'importe quel entrepôt bondé et vous le verrez. Quelqu'un se dépêche d'expédier des commandes, saisit ce qui semble être le bon document, l'appose sur une boîte et c'est parti. Sauf que, la plupart du temps, cette personne a confondu un bordereau d'expédition avec une étiquette d'expédition ou, pire encore, elle pense que les deux documents font la même chose.

Croyez-moi, ce n'est pas le cas. Et lorsque vous vous plantez, les colis finissent par rester dans un centre de tri pendant que les clients vous téléphonent pour vous demander où se trouve leur marchandise.

J'ai vu des entreprises perdre des milliers de dollars à cause de cette simple confusion. L'U.S. Postal Service dispose en fait de directives détaillées concernant la documentation d'expédition - une documentation incorrecte est à l'origine de plus de problèmes d'expédition qu'on ne le pense. Lorsque vous expédiez des centaines de commandes chaque jour, ces "petites" erreurs s'accumulent rapidement.

La confusion entre le bordereau d'expédition et l'étiquette d'expédition est la suivante : les deux documents accompagnent votre colis, mais ils s'adressent à des personnes totalement différentes. Votre bordereau d'expédition a une conversation avec votre client. L'étiquette d'expédition, quant à elle, s'adresse à tous les employés de la poste et à tous les livreurs qui touchent le colis. Si vous mélangez ces conversations, personne n'obtiendra ce dont il a besoin.

Fiches d'emballage : Le meilleur ami du client

Le bordereau d'expédition est en quelque sorte le reçu de votre client, sauf qu'il se trouve à l'intérieur de la boîte avec ses affaires. Wikipédia parle de liste de colisage, mais soyons honnêtes, la plupart d'entre nous les appellent simplement bordereaux d'expédition parce que c'est ainsi qu'ils ont toujours été appelés ici.

La Federal Trade Commission (Commission fédérale du commerce) a adopté des règles très précises sur ce que les clients doivent savoir au sujet de leurs achats. Les bordereaux d'expédition vous aident à respecter ces règles sans vous noyer dans la paperasserie.

Qu'est-ce qui se passe réellement dans ce domaine ?

Les numéros de commande ressemblent à du charabia, mais ils nous sauvent la vie en cas de problème. Je ne saurais vous dire combien de fois un client m'a appelé pour me demander "ce truc bleu que j'ai commandé le mois dernier" et que le numéro de commande était le seul moyen de savoir de quoi il parlait.

Les descriptions de produits sont plus importantes que vous ne le pensez. L'équipe de votre entrepôt sait ce que signifie "SKU-BLU-001", mais votre client ne voit que des lettres et des chiffres aléatoires. Un "T-shirt en coton bleu, taille large" leur indique ce qu'ils ont réellement reçu.

Les informations sur les clients semblent évidentes, mais lorsque des colis se perdent dans le trou noir de l'expédition, ces informations aident tout le monde à retrouver sa place.

Les instructions de retour évitent à votre service clientèle de répondre cinquante fois par jour aux mêmes questions. Plus vous facilitez les retours, plus tout le monde est content.

La plupart des entreprises avec lesquelles je travaille - y compris des entreprises comme Bonito Pack qui conçoivent des boîtes sur mesure - intègrent de petites poches dans leur emballage pour les bordereaux d'expédition. Cela évite qu'ils ne soient enfouis sous le papier bulle ou qu'ils ne tombent lorsque les clients ouvrent leur commande.

L'importance des bordereaux d'expédition

Les commandes portant sur plusieurs articles se transforment en cauchemar pour le service clientèle si elles ne sont pas accompagnées de listes appropriées. Personne n'a envie de jouer à "deviner ce qui manque" alors qu'il s'attend à cinq choses différentes.

Les commandes coûteuses ont besoin d'une trace écrite. Lorsque quelqu'un dépense $500 pour quelque chose, il veut une preuve de ce qu'il reçoit, pas une boîte surprise.

Les commandes internationales sont inspectées par des agents des douanes qui lisent ces documents. Essayez d'expliquer le contenu d'un colis sans documentation - alerte spoiler : cela ne se passe pas bien.

Les boîtes d'abonnement vivent et meurent grâce à ces bordereaux. En l'absence d'une liste claire, les clients ne savent plus à quelle livraison mensuelle ils ont affaire.

Étiquettes d'expédition : Le GPS de votre colis

Tandis que les bordereaux d'expédition discutent avec les clients, les étiquettes d'expédition s'occupent de l'acheminement des colis vers leur destination. Wikipédia détaille tous les aspects techniques, mais en gros, ces étiquettes sont le système de navigation de votre colis.

Le ministère des transports ne plaisante pas avec les exigences en matière d'étiquettes d'expédition. Si vous vous trompez, vos colis vous seront retournés plus rapidement qu'un chèque sans provision.

Ce qui doit y figurer

Les adresses doivent être parfaitement formatées. "123 Main St" peut convenir pour des affaires locales, mais "123 Main Street, Suite A, Building B" évite les retards lorsque les conducteurs essaient de trouver des bâtiments commerciaux complexes.

Les codes-barres de suivi sont scannés à chaque étape : ramassage, installations de tri, camions de livraison, partout. Lorsqu'ils ne sont pas scannés correctement, les colis disparaissent dans les limbes de l'expédition.

Les niveaux de service indiquent à chacun la rapidité avec laquelle le colis doit être acheminé. L'expédition par voie terrestre permet d'économiser de l'argent mais prend du temps. L'express coûte plus cher mais arrive demain.

Les informations relatives au poids et à la taille ont une incidence sur tout, depuis la tarification jusqu'au choix du camion dans lequel votre colis sera transporté. Si vous vous trompez, vous devrez payer des frais de correction qui réduiront vos marges.

Le National Institute of Standards and Technology a passé des années à normaliser les formats d'étiquettes, car lorsque les scanners ne peuvent pas lire les étiquettes, les colis s'empilent dans les entrepôts au lieu d'être livrés.

La vraie différence entre le bordereau d'expédition et l'étiquette d'expédition

C'est pourquoi les confusions entre bordereaux d'expédition et étiquettes d'expédition coûtent cher. Chaque document a une fonction spécifique et aucun ne peut faire le travail de l'autre.

Cinq erreurs qui coûtent cher

Erreur #1 : Les traiter comme des jumeaux

Certains magasiniers pensent que ces documents sont fondamentalement identiques. L'erreur est coûteuse. Les recherches logistiques du MIT montrent qu'une documentation correcte permet aux chaînes d'approvisionnement de fonctionner sans heurts - si elle est mal gérée, tout s'effondre.

Histoire vraie : Une entreprise d'électronique a essayé d'utiliser des bordereaux d'emballage comme étiquettes d'expédition pour les transferts entre entrepôts. Les chauffeurs n'ont pas pu scanner les documents, 200 colis n'ont pas été enlevés et l'expédition d'urgence a coûté $47 000.

La fixation n'est pas compliquée - du papier de couleur différente ou de gros marqueurs visuels font l'affaire. Des entreprises comme Bonito Pack intègrent le codage des couleurs dans leurs systèmes d'emballage, de sorte qu'il est pratiquement impossible de confondre les produits.

Erreur #2 : Gestion désordonnée de l'information

Les mauvaises données gâchent tout. Les recherches de Stanford sur la chaîne d'approvisionnement montrent qu'une documentation incohérente est à l'origine de plus de problèmes logistiques que la plupart des gens ne le pensent.

Problèmes courants :

• Les bordereaux d'emballage énumérant des articles qui ne se trouvent pas dans la boîte
• Étiquettes d'expédition avec des adresses périmées
• Des numéros d'appartement manquants qui laissent les conducteurs perplexes
• Des descriptions de produits qui avaient du sens il y a quelques mois mais qui déroutent les clients aujourd'hui

Les entreprises intelligentes tirent les informations d'une seule source pour les deux documents. Cela permet de gagner du temps et d'éviter que la main gauche ne contredise la main droite.

Erreur #3 : Systèmes déconnectés

De nombreuses entreprises créent des bordereaux d'expédition dans un système et des étiquettes d'expédition dans un autre. Cela crée un chaos où personne ne sait ce que font les autres. La recherche opérationnelle de Harvard prouve que les systèmes intégrés fonctionnent bien mieux que les systèmes déconnectés.

Meilleure approche : Systèmes connectés dans lesquels la création d'un bordereau d'expédition génère automatiquement l'étiquette d'expédition correspondante. Cela permet d'éviter les situations où les documents sont en désaccord sur des faits de base tels que les noms des clients ou les descriptions des produits.

Erreur #4 : Omettre les doubles contrôles

Se dépêcher de respecter les délais implique généralement de ne pas procéder à des vérifications. Or, détecter les erreurs avant le départ des colis coûte beaucoup moins cher que de résoudre les problèmes après des livraisons ratées. Recherche sur la chaîne d'approvisionnement à Georgia Tech montre que les points de contrôle de la qualité réduisent les erreurs d'expédition de 70%.

Vérification de base :

• Scanner les objets à mettre dans les cartons
• Faire correspondre le contenu du bordereau d'expédition aux produits réels
• Vérifier que les adresses correspondent aux dossiers des clients
• Former le personnel à détecter les problèmes avant qu'ils ne se transforment en plaintes des clients

Erreur #5 : faire preuve d'improvisation

Des processus incohérents sont à l'origine de catastrophes. Lorsque des personnes différentes utilisent des méthodes différentes en fonction de leur emploi du temps, les erreurs se multiplient. L'OSHA insiste sur le fait que les procédures normalisées réduisent les erreurs et améliorent la sécurité sur le lieu de travail.

Normes essentielles :

• Les mêmes modèles partout
• Les informations sont toujours placées au même endroit
• Mises à jour régulières lorsque les transporteurs modifient leurs exigences
• Des procédures pas à pas qui fonctionnent en période de pointe

Une technologie vraiment utile

Les problèmes modernes appellent des solutions modernes. Les systèmes de gestion d'entrepôt reliant l'inventaire aux documents d'expédition créent une source unique de vérité pour les informations relatives aux bordereaux d'expédition et aux étiquettes d'expédition. Le ministère du commerce indique que les entreprises qui utilisent des systèmes intégrés constatent d'importantes améliorations en termes d'efficacité.

Les systèmes de planification des ressources de l'entreprise éliminent les silos d'information en reliant les stocks, les commandes et les expéditions. La vérification automatisée utilise la lecture des codes-barres et le suivi RFID pour confirmer que le contenu des colis correspond à la documentation. Certains systèmes avancés pèsent même les colis pour détecter les erreurs de quantité.

Comment Bonito Pack résout ces problèmes

Comprendre les exigences en matière de bordereaux d'expédition et d'étiquettes d'expédition devient plus facile avec le bon partenaire en matière d'emballage. Bonito Pack résout les problèmes de documentation au lieu de se contenter de vendre. boîtes en carton.

Le rangement intégré des documents permet de conserver les bordereaux d'expédition en lieu sûr et de les retrouver. Les surfaces adaptées aux étiquettes garantissent que les étiquettes d'expédition se collent correctement et se numérisent clairement. L'analyse des processus permet d'identifier où les erreurs se produisent réellement et pourquoi elles continuent à se produire. Parfois, il suffit d'une simple formation pour y remédier, d'autres fois, il faut repenser l'ensemble des flux de travail.

Résultat final

Comprendre les différences entre le bordereau d'expédition et l'étiquette d'expédition permet d'assurer le bon déroulement des opérations d'expédition. Ces documents ont des objectifs différents et ne peuvent se substituer l'un à l'autre. Une étude du MIT Sloan confirme que les entreprises qui disposent de processus de documentation clairs obtiennent une plus grande satisfaction des clients et réduisent leurs coûts.

En évitant ces cinq erreurs et en mettant en œuvre des procédures adéquates, on réduit les erreurs d'expédition, on améliore la satisfaction des clients et on économise de l'argent sur les corrections. Investir dans des solutions d'emballage de qualité telles que celles proposées par Bonito Pack et dans une formation adéquate permet de réduire les erreurs et d'améliorer l'efficacité.

L'objectif est de créer des systèmes où la confusion entre le bordereau d'expédition et l'étiquette d'expédition devient pratiquement impossible, même en période de forte activité. Une bonne planification et les bons outils font la différence entre des opérations sans heurts et des erreurs coûteuses.

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